Accra ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (ZLECAf)new

Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Directeur commerce des services
Direction/Département : Commerce des services
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA05
Type de contract: Durée Determinée
Lieu: Accra, Ghana

Principales fonctions

• Fournir un soutien opérationnel en temps opportun
•  Participer à la planification des activités
•  Préparer les plannings opérationnels et assurer le suivi de leur mise en œuvre 
•  Coordonner et/ou participer à des missions d’assistance technique et/ou logistique
•  Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels
•  Rédiger les communications internes et les projets de rapports.
•  Assurer la communication au niveau opérationnel et fournir des mises à jour
•  Contribuer à la collecte et à la mise à jour des données et informations nécessaires à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets, des activités, etc.

Objectif du poste

Apporter un soutien administratif général au service afin d'assurer la mise en œuvre efficace du plan de travail du service et des tâches quotidiennes.

Responsabilités spécifiques

•   Analyser et avoir une vue d’ensemble des activités de la Direction afin de garantir un soutien administratif apporté en temps opportun, tant dans les domaines généraux que spécialisés ;
• Jouer un rôle moteur dans l’organisation des réunions, notamment en coordonnant les invitations, les confirmations, la billetterie et l’hébergement de nombreux participants pour le Bureau du directeur et la Direction dans son ensemble (selon les besoins)
•  Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes sur les questions administratives du département, notamment en ce qui concerne les installations (locaux et équipement), la sécurité et les questions de protocole (badges de sécurité/d’identification et passeports), avec l’aide d’autres membres du personnel de secrétariat, des commis et des coursiers ;
•  Assurer la liaison avec la Direction des ressources humaines et de la gestion administrative, la Direction des finances et tout autre service afin d’apporter un soutien direct dans des domaines tels que, sans s’y limiter, la gestion des achats et des déplacements ; la gestion des congés, la gestion des performances, la gestion des contrats, la gestion budgétaire ; ainsi que les questions d’interprétation, de traduction et d’organisation des lieux de réunion

.

• Participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets et assurer la liaison avec la Direction des finances sur les questions budgétaires au nom de la Direction générale, selon les besoins.

• Veiller à l’approvisionnement et à la commande en temps opportun des fournitures de bureau et du matériel de bureau pour le département.

• Être chargé(e) de la compilation des informations relatives aux missions officielles du personnel, aux différents déplacements professionnels et aux calendriers de congés, afin d’améliorer le suivi de la présence du personnel et la répartition des tâches.

• Créer, mettre à jour et gérer des dossiers spéciaux (à caractère confidentiel ou destinés à un accès restreint à l’usage du directeur) grâce à un système de classement organisé, et tenir à jour un système d’archivage à des fins de suivi.

• Veiller à ce que la confidentialité des informations et des dossiers de gestion soit garantie.

• Rédiger la correspondance (notes de service et lettres à destination de destinataires internes et externes), les résumés exécutifs, les rapports, les documents d’information, les présentations PowerPoint et tout autre document requis.

• Participer à la préparation, au contrôle qualité et à la compilation des documents relatifs aux finances, à l’administration et aux ressources humaines.

• Assurer le suivi des réunions, de la correspondance, des résultats et des décisions, et apporter un soutien dans le suivi de leur mise en œuvre ; préparer un rapport de situation à l’intention du directeur, si nécessaire.

• Préparer et participer à diverses réunions départementales, et rédiger les procès-verbaux et/ou les notes pour examen et validation par les participants. Tenir à jour les dossiers des procès-verbaux.

• Fournir un soutien et une assistance en matière de communication afin de garantir des réponses rapides aux demandes de renseignements, aux e-mails et à la correspondance ; assister l’équipe des secrétaires chaque fois que cela est nécessaire.

Formations universitaires et expériences requises

• Diplôme en gestion d’entreprise, en administration des affaires ou dans tout domaine connexe, délivré par un établissement d’enseignement reconnu, assorti de 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif et/ou du secrétariat.
•  Les candidats titulaires d’une licence en gestion d’entreprise, en administration des affaires ou dans tout domaine connexe, délivrée par un établissement d’enseignement reconnu, doivent justifier de 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif et/ou du secrétariat.
•  Une qualification supérieure serait un atout supplémentaire
•  Une expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes est obligatoire

Compétences requises

•    Capacité à établir des relations et à faciliter les interactions avec les autres ; 
•    Capacité à faire preuve d’esprit critique et à résoudre des problèmes ; 
•    Capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit ;
•    Compétences en rédaction de rapports et en présentation ;
•    Compétences en matière de planification et d’organisation ;
•    Conscience de l’importance du respect des délais et de l’obtention de résultats ; 
•    Connaissance des processus politiques internationaux et régionaux ainsi que de l’analyse des politiques dans le domaine concerné ; et  
•    Maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais, espagnol et swahili) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA serait un atout.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

ÉGALITÉ DE CHANCES :

L’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale d'un (1) à deux (2) ans, dont les six (6) premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat pourra être renouvelé jusqu'à deux fois sur la base d'une évaluation positive des performances et sous réserve de la disponibilité des fonds. 

DES LANGUES:
La maîtrise de l'une des langues de travail de l'UA (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili et portugais) est obligatoire et la maîtrise d'une autre langue de l'UA est un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION :

Le salaire correspondant à cette fonction (P2 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de  55,174.63 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux du Secrétariat ZLECAf, et de  22,656.97 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux du Secrétariat ZLECAf.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 07 Août 2026 à 23h59 GMT.
-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. 
-Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu'un diplôme de niveau Bac+2, une Licence, un Master ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise, seront examinés.
-Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils : Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, Égypte Guinée équatoriale, Erythrée, Eswatini Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Maroc, Namibie, Niger, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe Seychelles, Somalie, Tunisie.

Requisition ID: 3063