Consultoria para Oficial Local de Cadena de Suministro

Consulta Términos de referencia en formato PDF: https://plan-international.org/uploads/sites/56/2026/09/TdR_Oficial_Local_Cadena_Suministro_Venezuela.pdf

PLAN International | Términos de Referencia | Cadena de Suministro | Página 1
PLAN INTERNATIONAL REGION DE LAS AMERICAS
Términos de Referencia – Oficial Local de Cadena de Suministro Entidad contratante PLAN International Inc. Hub Regional de Las Américas (ROA) Tipo de rol Consultoría / tiempo completo, sujeto a definición contractual Área funcional Cadena de Suministro (Compras y Logística) Ubicación Caracas, Venezuela, con desplazamientos al terreno Línea de reporte Finance & Operations Manager - Venezuela Soporte técnico ROA RH y GH Supply Chain, según necesidad Duración Cinco meses calendario, a iniciar el 1 de octubre 2026 Disponibilidad para viajar Según necesidad operativa (~10%) Nivel de contacto Bajo a medio, según actividades operativas Rango indicativo de honorarios USD 1,500 – USD 1,700 mensuales Propósito de la consultoría. Ejecutar y asegurar los procesos locales de cadena de suministro para PLAN International en Venezuela, brindando soporte logístico a la operación, al equipo y a los socios. La consultoría integrará compras, gestión de proveedores, transporte y flota, activos y, cuando sea necesario, importaciones, aduanas, almacenamiento e inventarios, procurando procesos oportunos, transparentes, eficientes y alineados con políticas institucionales, requisitos de donantes, sostenibilidad ambiental, igualdad e inclusión y salvaguarda.
1. Antecedentes y alcance
PLAN International desarrolla actividades en Venezuela mediante un modelo operativo que requiere soporte local de cadena de suministros para la puesta en marcha y continuidad de la operación, así como para el trabajo con socios implementadores y la respuesta a necesidades humanitarias y operativas.
La consultoría tendrá alcance local en Venezuela y coordinará, cuando corresponda, con el Hub Regional de las Américas (ROA RH), el Global Hub (GH), Finanzas y el Centro de Pagos regional. El trabajo abarcará planificación de abastecimiento, compras, proveedores, contratos, pagos, activos, inventarios, instalaciones, flota, transporte, distribución, importaciones, aduanas, preparación y respuesta a emergencias, fortalecimiento a socios y evidencias de cumplimiento.
La persona consultora gestionará información confidencial asociada con cotizaciones, presupuestos, proveedores, socios, donantes, inventarios, activos y expedientes de compra. No tendrá personal permanente a cargo, salvo apoyo temporal asignado según la operación, y actuará conforme a la matriz de autoridad vigente.
2. Responsabilidades principales
2.1 Puesta en marcha y soporte operativo
•
Apoyar la apertura de la oficina en el país.
•
Coordinar con la oficina regional las llegadas y salidas del personal en despliegue, incluidos vuelos, traslados y alojamiento de corto plazo cuando sea necesario.
•
Asegurar el cumplimiento de leyes y normativas locales aplicables al ámbito de cadena de suministro.
2.2 Planificación y abastecimiento de bienes, servicios y obras
•
Apoyar la elaboración y revisión de planes de compra y presupuestos en coordinación con el equipo programático, aportando información técnica, precios referenciales y criterios de mercado.
•
Mantener reuniones de planificación con equipos programáticos y operativos para identificar necesidades y facilitar compras oportunas.
•
Realizar o apoyar estudios de mercado, actualizar listados de proveedores e identificar categorías potenciales para acuerdos de largo plazo (LTA).
•
Integrar igualdad e inclusión, sostenibilidad ambiental y gestión de riesgos en los procesos de abastecimiento.
2.3 Procesos de compra
•
Revisar requisiciones, aprobaciones, disponibilidad presupuestaria y alineación con planes de compra antes de iniciar procesos.
•
Preparar convocatorias, recibir y revisar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y documentar recomendaciones de adjudicación conforme a umbrales, políticas institucionales y lineamientos de donantes.
•
Negociar descuentos, condiciones, plazos de entrega y valores agregados, manteniendo transparencia y controles frente al soborno, fraude y corrupción.
•
Mantener actualizado el rastreador de compras y expedientes completos con evidencias de cumplimiento.
•
Preparar solicitudes de excepción (waivers) para revisión de la línea de supervisión cuando corresponda, con justificación y respaldo documental.
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2.4 Proveedores, contratos, órdenes de compra y pagos
•
Realizar, con el equipo regional, la debida diligencia y los filtros requeridos para proveedores.
•
Coordinar estrechamente con el apoyo regional de cadena de suministro en Panamá para completar procesos en el sistema ERP y remitir solicitudes de pago a Finanzas.
•
Facilitar la preparación de órdenes de compra o contratos y asegurar firmas, soportes y condiciones acordadas.
•
Dar seguimiento a contratos, entregas, adendas, pagos y documentación del Centro de Pagos.
•
Apoyar la evaluación de proveedores, documentar su desempeño, alertar contingencias y proponer acciones correctivas.
•
Apoyar inducciones o refrescamientos de políticas para proveedores y socios cuando se requiera.
2.5 Inventarios, almacenes, activos e instalaciones
•
Recibir, registrar, etiquetar y asignar activos, verificando calidad, cantidad y documentación de respaldo.
•
Mantener registros de activos, inventarios y movimientos de existencias, incluidas entradas, salidas, transferencias, devoluciones, ajustes, disposiciones y vencimientos.
•
Asegurar la organización, seguridad, capacidad y mantenimiento de almacenes, instalaciones y equipos.
•
Preparar reportes y alertas sobre inventarios, activos, almacenes e instalaciones.
•
Realizar recuentos físicos y apoyar procesos autorizados de transferencia o disposición.
2.6 Flota, transporte, distribución, importaciones y aduanas
•
Planificar la movilidad y flota para las necesidades de coordinación y proyectos en Caracas y otras zonas de intervención.
•
Promover la seguridad vial y verificar que proveedores, vehículos y conductores cumplan los estándares aplicables, licencias, formación y Código de Conducta de PLAN International.
•
Coordinar transporte y distribución de bienes y suministros con solicitantes, almacenes, socios y proveedores logísticos cuando sea necesario.
•
Mantener información sobre aranceles, restricciones, impuestos, cargos, Incoterms y requisitos documentales.
•
Identificar proveedores de transporte, mensajería, trámites aduanales y servicios logísticos.
•
Verificar la documentación antes del arribo, importación, exportación o distribución, y coordinar con agentes aduanales u operadores cuando sea necesario.
2.7 Preparación y respuesta a emergencias
•
Apoyar la identificación, adquisición, recepción, almacenamiento y distribución de artículos de emergencia y otros suministros críticos cuando sea necesario.
•
Coordinar con equipos locales, socios, ROA RH, GH, proveedores y actores humanitarios para facilitar abastecimiento oportuno.
•
Apoyar el preposicionamiento, préstamo, compra o movilización de existencias locales, regionales o globales según políticas y autorizaciones.
•
Mantener información actualizada sobre capacidades logísticas, proveedores, rutas, riesgos, restricciones y necesidades de respuesta.
•
Mantener controles mínimos de transparencia, documentación, debida diligencia y salvaguarda en procesos de emergencia.
2.8 Apoyo a socios locales
•
Contribuir al fortalecimiento de socios en la implementación de cadena de suministros, manteniendo visibilidad y confianza proporcionales sobre adquisiciones, activos y cumplimiento.
•
Apoyar, según necesidades, gestión y debida diligencia de proveedores, segregación de funciones, requisitos de donantes, prevención del fraude y trazabilidad documental.
•
Identificar tempranamente riesgos relevantes y apoyar la definición de medidas de mitigación.
2.9 Cumplimiento, KPI, reportes y auditorías
•
Registrar operaciones y evidencias en los sistemas o herramientas corporativas aplicables, con las aprobaciones y respaldos requeridos.
•
Mantener archivos digitales actualizados de compras, proveedores, activos, inventarios, reportes, KPI y cumplimiento.
•
Preparar información para revisiones, auditorías internas o externas, informes regionales y solicitudes de donantes.
•
Escalar sospechas de fraude, conflictos de interés, incumplimientos o incidentes de salvaguarda conforme a los procedimientos institucionales.
•
Realizar otras actividades de cadena de suministro asignadas por la línea de supervisión.
3. Entregables clave Frecuencia / momento Entregable esperado
Inicio de la consultoría
Plan de trabajo y prioridades acordadas; mapeo inicial de necesidades operativas; listado inicial de proveedores y riesgos logísticos.
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Frecuencia / momento Entregable esperado
Mensual
Rastreador de compras actualizado; expedientes y evidencias organizados; situación de contratos, órdenes, pagos y proveedores; registros y alertas de activos, inventarios, almacenes, flota y movimientos; reporte breve de avances, riesgos y acciones.
Trimestral o según solicitud
Actualización de planes de compra y precios referenciales; análisis de categorías potenciales para LTA; evaluación o seguimiento de proveedores; consolidación de KPI y evidencias; insumos para revisiones, auditorías, reportes regionales o donantes.
Según necesidad operativa
Procesos de compra completos; debida diligencia; waivers justificados; documentación de importación, aduanas, transporte y distribución; apoyo documentado a emergencias; acompañamiento y fortalecimiento a socios.
Cierre de la consultoría
Informe de cierre y traspaso; estado de procesos abiertos, contratos, pagos, inventarios, activos y riesgos; archivo digital organizado; recomendaciones y acciones pendientes.
4. Indicadores de desempeño y calidad
•
Planes de compra bajo el portafolio asignado revisados o retroalimentados de acuerdo con las necesidades de la operación.
•
Procesos de compra gestionados conforme al método aplicable, con transacciones registradas y expedientes disponibles para revisión.
•
Proveedores activos con documentación y debida diligencia vigentes según los requisitos aplicables.
•
Contratos, entregas y pagos monitoreados, con alertas y documentación de soporte.
•
Activos, inventarios y movimientos identificados, protegidos, registrados y reportados según la frecuencia requerida.
•
Requerimientos de movilidad, importación, distribución y emergencia documentados y gestionados de forma oportuna y segura.
•
Evidencias de KPI y archivo digital disponibles para revisión; riesgos e incidentes escalados conforme a los procedimientos establecidos.
5. Perfil requerido
Esencial
•
Formación técnica o universitaria, completa o en curso, relacionada con administración, logística, compras, cadena de suministros o áreas afines.
•
Experiencia mínima de un año en compras, logística, almacenes, activos o administración operativa, preferiblemente en organizaciones de desarrollo o asistencia humanitaria.
•
Experiencia en elaboración de reportes, planes de acción, expedientes de compra e instrumentos de monitoreo y control.
•
Conocimiento práctico de abastecimiento, gestión de proveedores, órdenes de compra, contratos y expedientes documentales.
•
Conocimiento de inventarios, activos, instalaciones, transporte y distribución.
•
Manejo de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y plataformas colaborativas.
•
Integridad, imparcialidad, transparencia, orientación al cumplimiento y cuidado de información confidencial.
Deseable
•
Experiencia con SAP u otros sistemas corporativos de compras, inventarios o gestión documental.
•
Experiencia de trabajo con socios locales y en contextos humanitarios o de emergencia.
•
Conocimiento de trámites aduanales, importaciones, Incoterms y documentación logística.
•
Nivel intermedio de inglés.
6. Competencias y valores
•
Autogestión, organización y manejo de múltiples prioridades.
•
Atención al detalle, calidad de la información y orientación a resultados.
•
Negociación efectiva, comunicación oral y escrita y servicio al cliente interno y externo.
•
Trabajo en equipo, colaboración multidisciplinaria, iniciativa para resolver problemas y capacidad para escalar riesgos oportunamente.
•
Alineación con los valores de PLAN International: impacto duradero, apertura y rendición de cuentas, colaboración, inclusión y empoderamiento.
•
Compromiso con salvaguarda, igualdad e inclusión, confidencialidad y Código de Conducta.
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7. Relaciones de trabajo Puesto o área Finalidad de la relación Nivel / frecuencia
Línea de supervisión / Cadena de Suministros
Lineamientos, priorización, seguimiento, soporte y aprobación cuando corresponda.
Alto
Equipos programáticos y de proyectos
Planificación de necesidades, presupuestos, requisiciones, entregas y evidencias.
Alto
Finanzas / Centro de Pagos regional
Pagos, provisiones, documentación y resolución de devoluciones.
Alto
Personas y Cultura / Administración
Instalaciones, activos y soporte administrativo.
Medio
ROA RH y GH Supply Chain
Soporte técnico, estándares, compras internacionales, emergencia y cumplimiento.
Según necesidad
Socios implementadores
Necesidades, entregas, controles, documentación y fortalecimiento.
Medio
Proveedores y operadores logísticos
Cotizaciones, contratos, entregas, transporte, importaciones y desempeño.
Medio
Donantes, auditores y actores humanitarios
Información o coordinación autorizada de cadena de suministro.
Según necesidad
8. Condiciones generales
•
La consultoría se desarrollará principalmente en Caracas, con desplazamientos a instalaciones, proveedores, socios, comunidades, puntos de entrega y recepción o almacenes según las necesidades operativas.
•
La modalidad de trabajo podrá incluir componentes presenciales y remotos conforme a los lineamientos aplicables.
•
Ante una emergencia, la persona consultora podrá asumir actividades adicionales dentro del alcance de cadena de suministros.
•
La contratación estará sujeta a verificación de referencias, requisitos administrativos y cumplimiento de las políticas institucionales aplicables, incluidas salvaguarda, confidencialidad, protección de datos, igualdad e inclusión y Código de Conducta.
•
La duración, honorarios, modalidad de pago y calendario definitivo de entregables deberán establecerse en el contrato de consultoría una vez confirmada la estructura contractual.
Base de alineación técnica
El presente Término de Referencia ha sido desarrollado para definir el alcance, responsabilidades, entregables, competencias y requisitos técnicos del puesto de Oficial Local de Cadena de Suministros para Venezuela, tomando como base las necesidades operativas de PLAN International en el país y los estándares institucionales de gestión de la cadena de suministros. El documento incorpora las funciones relacionadas con compras, logística, gestión de proveedores, activos, inventarios, transporte, preparación y respuesta a emergencias, acompañamiento y fortalecimiento de socios y cumplimiento organizacional, garantizando su alineación con las políticas, procedimientos y principios de PLAN International.
9. Presentación y evaluación de candidaturas
Las personas interesadas deberán presentar, según sea requerido por PLAN International, su hoja de vida actualizada, propuesta económica mensual dentro del rango indicativo, disponibilidad de incorporación, referencias relevantes y evidencia de experiencia similar en compras, logística y cadena de suministro, respuesta humanitaria, operaciones y cumplimiento. Las candidaturas serán evaluadas conforme a los criterios y pesos indicativos siguientes, derivados del perfil y las responsabilidades definidas en estos Términos de Referencia. Criterio de evaluación Peso indicativo
Experiencia en compras, logística, almacenes y activos en INGOs / cooperación internacional
30% Experiencia en respuesta humanitaria y/o conocimiento del contexto Venezuela 20% Capacidad técnica en gestión de proveedores, contratos, inventarios, transporte y cumplimiento 20% Manejo de sistemas corporativos (SAP/ERP), Excel y herramientas de reporte y KPI 10% Disponibilidad de incorporación, idioma y habilidades de coordinación y comunicación 10% Propuesta económica dentro del rango indicativo y razonabilidad del costo 10% Total 100%