Contrat Local - Assistant-E Administratif-Ve et Budgetaire H/F

Le/La assistant-e administratif-ve comptable et budgétaire sera le point focal en charge de la comptabilité et du budget de l’agence, de la gestion des bureaux et de l’immobilier, des ressources humaines et sera l’assistant(e) de direction de la Directrice Pays. Il/elle travaillera sous la supervision de la Directrice pays de l’AFD et du Directeur pays adjoint. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la direction régionale basée à Nairobi.

Le poste est basé à l’agence de l’AFD à Dar Es Salaam. La majeure partie des missions se déroulera à Dar Es Salaam, mais certaines activités (notamment de formation) pourront exceptionnellement nécessiter des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays. Activités principales : Comptabilité et budget Trésorerie Gestion des relations avec la banque Suivi et classement des relevés M-Pesa et des comptes bancaires Préparation des paiements des fournisseurs et des administrations par virements et chèques Suivi des factures et des pièces comptables, envoi à la direction régionale Tenue d’un tableau Excel pour le suivi des principales dépenses

Budget

Préparation, suivi et reporting du budget de l’agence en lien avec la direction régionale Inventaires physiques et suivi des achats d’actifs Gestion du bureau, gestion immobilière, administration Gestion de tous les contrats liés aux résidences de l’AFD, aux bureaux, véhicules, assurances, sécurité, fournitures de bureau, etc. Responsable de la supervision et de l’entretien des bureaux et des résidences de l’AFD, en accordant une attention particulière à la sécurité, au bon entretien et aux relations avec les différents fournisseurs, entreprises et propriétaires pour les travaux/entretiens à effectuer Préparation et suivi de toutes les démarches administratives et renouvellements des documents légaux (visas, permis de travail, certificats d’exonération), achat d’équipements détaxés concernant le personnel expatrié de l’AFD et leurs familles Rédaction des notes de service pour assurer la bonne organisation du bureau Gestion des archives Ressources humaines (RH) Préparation des fiches de paie, déclarations sociales et fiscales Suivi des congés, arrêts maladie et absences Vérification et paiement des per diem de mission pour l’équipe Appui aux recrutements et renouvellements de contrats Assistant(e) de la Directrice Pays de l’AFD Planification et gestion du calendrier Rédaction de correspondances et tâches de secrétariat pour la Directrice Soutien à l’organisation des missions et réunions de la Directrice Le poste est à pourvoir dès que possible en octobre.

Le contrat proposé est un contrat local à durée déterminée de 3 ans. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ENGLISH VERSION FINANCIAL ADMINISTRATOR AND EXECUTIVE ASSISTANT Main activities: Accountancy and Budget Treasury In charge of relationships with the bank Follow up and filling of MPESA and bank accounts Payments of suppliers and administrations by transfers and cheques Accountancy Following up bills and accounting documents and send them to the regional office Maintain excel sheet to follow up main expenditures Management of accounting archives Budget Preparation, follow up and reporting on budget of the agency in relation with regional office Inventories Physical inventories and follow up purchases of AFD assets Office management, real estate management, administration Management of all contracts of the office relating to AFD residences, office, vehicles, insurances, security, office supplies, etc. Supervision of the Office assistant for maintenance of AFD office and residences with a particular attention to security, good maintenance, and relationships with the various suppliers/enterprises, and landlords for works/maintenance to be done Prepares and follow up all the processing and renewals of legal documentation (visa, work permits and exemption certificates), purchase of tax-free assets concerning the AFD expatriate staff and their families Preparation of note de services for the good organization of the office HR Preparation of payrolls, social and fiscal deductions declarations Follow up on leaves, sickness and absenteeism Review and payment of mission per diem for the team Support for recruitments and renewal of contracts Assistant to the AFD Country Director Scheduling and management of planning Preparation of correspondence and carryout secretarial duties for the AFD Director Supports the country Director in organizing various missions and meetings This is not an exhaustive list and the employee will be expected to undertake other duties as may reasonably be required.