CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.IVE ET LOGISTIQUE H/F

Gestion de la logistique de l'agence et des logements - Préparation et suivi de l'émission de la documentation des agents SAM/VI - Gestion des véhicules de l'agence - Gestion de l'inventaire et création des fiches d'entrée, de sortie et de transfert des immobilisations de l'agence de Brasília - Référent sécurité Description détaillée des activités : 

Logistique

- Recherche de nouveaux logements pour les agents AFD arrivants (sélection, contact propriétaires, visites...), interlocuteur GIL/SGN/SEC + demande ANO siège - Appui aux agents SAM/VI pour la gestion de leur logement (aide à l'identification du problème - mis en contact avec des professionnels pour établir les devis) - Gestion des bureaux (identification du problème - contact avec les professionnels pour établir les devis- suivi des travaux…) - Achats de fournitures, d’électroménagers/meubles pour l'agence et les agents SAM/VI (choix des appareils, devis, achats et vérification de la livraison...) - Gestion des assurances - Relation avec le syndic des bureaux de l'agence, les agences immobilières et les propriétaires (point focal de l'agence pour les questions logistiques) 

Administratif

- Préparation des documents des nouveaux SAM/VI (carte d'identité brésilienne, renouvellement visa, déménagement, achat véhicule personnel...). - Vérification et correction de la documentation des agents de PROPARCO - Référent du service du Protocole de l'Ambassade - Appui PROPARCO 

Inventaires

- Enregistrement au fil de l'eau des immobilisations dans SAGE FRP1000 (création, transfert et sortie). - Création de fiches d'entrée et de sortie en inventaire et transmission au RPG. - Demande à GIL de création de nouvelles localisations si besoin. - Réalisation de l'inventaire annuel - Supervision des inventaires physiques en lien avec le RPG. - Gestions des donations/vente  Véhicule : - Achat et gestion des véhicules de l’agence et appui à la gestion de ceux des agents AFD (vente, immatriculation...) - Gestion de la documentation (Ambassade, Itamaraty...)  Référent sécurité : - Mise à jour du DSA, suivi des recommandations audit SEC, - Mise à jour des demandes SEC (travaux, suivi, installation...) - Assurer les tests satellite mensuels 

Divers

- Gestion de la valise diplomatique (récupération du courrier et remise de celui-ci au CAD) - A la demande du pôle assistanat, remise de plis à des partenaires de l'AFD mais aussi envoi à la poste du reste du courrier - Appui et intérim au CIL de Brasilla - Intérim sur la préparation des paiements de Brasília