Especialista en Suministros, Logística y Almacenesnew

Esta asignación se lleva adelante con la finalidad de apoyar operativamente al área de Suministros dependiente de la Gerencia de Operaciones en la oficina de UNICEF en Bolivia, para garantizar la tramitación precisa y oportuna de las solicitudes de compra y servicios, incluyendo la logística de Suministros y la administración del almacén.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Asociado de Suministros y Logística, en coordinación con el Gerente de Operaciones, el/la Voluntario/a llevará a cabo las siguientes tareas:

-Apoyar en la verificación de las solicitudes de suministros, garantizando la exactitud de las especificaciones de los artículos, confirmando la disponibilidad de fondos y obteniendo información adicional de las secciones del programa, según sea necesario.
-Asegurar que el proceso de compras se realice en apego a la normativa de compras de UNICEF.
-Apoyar la búsqueda de proveedores de bienes y servicios pertinentes.
-Enviar invitaciones para cotizar o licitar a los proveedores; participa en las aperturas de las ofertas técnicas, recopila las tabulaciones de las calificaciones y revisa las recomendaciones para la realización de pedidos.
-Apoyar en la elaboración de cuadros comparativos y revisa el contenido de las recomendaciones técnicas y económicas emitidas por los sectores solicitantes.
-Revisar el contenido del texto en las órdenes de compra y contratos previo al envío para firmas.
-Apoyar en el seguimiento continuo y revisión periódica sobre el avance del Plan anual de suministros y el plan de emergencias.
-Apoyar en la digitalización de los documentos asociados a contratos, órdenes de compra y documentos de logística y garantizar que sean accesibles para otros sectores.
-Apoyar para la preparación de la documentación e información, incluyendo minutas para los Comités de Revisión de Contratos.
-Apoyar en la coordinación de acciones necesarias para la importación de suministros y compras internacionales.
-Trabajar en estrecha colaboración con los proveedores para garantizar la calidad y la puntualidad de las entregas.
-Garantizar la disponibilidad continua de los datos relacionados con las adquisiciones, incluidas las previsiones, las solicitudes recibidas, los pedidos realizados, la entrada de mercancías y los calendarios de entrega reales.
-Contribuir a la administración del almacén de UNICEF, incluyendo el seguimiento y monitoreo de la carga entrante, estante y saliente y la realización del inventario físico regular, manteniendo la administración de los espacios físicos y realizando las acciones necesarias y verificando las facturas de transporte y realizando la supervisión del trabajo de los estibadores.
-Efectuar visitas programáticas a los lugares donde los beneficiaros finales han recibido los bienes y servicios para la revisión de la implementación.
-Apoyar la revisión del uso de los recursos financieros en los contratos institucionales de apoyo logístico.
-Apoyar el registro de pagos una vez completada la entrega de las órdenes de compras.
-Brindar el soporte requerido para las actividades de cierre de final de año incluyendo el conteo físico del almacén.
-Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.

Resultados esperados:

Como un miembro activo del equipo de UNICEF, se prestará un apoyo eficiente, oportuno, atento, amigable con el cliente y de calidad a UNICEF y sus beneficiarios en el cumplimiento de sus funciones, incluyendo:

-Informes mensuales (incluyendo tiempos de inicio y conclusión) sobre actividades completadas y en curso: avance de licitaciones y cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos, revisión del contenido de Términos de Referencia (TDR) y contratos, seguimiento de procesos de contrataciones, distribución de suministros, pagos a proveedores completados, entre otros, enmarcados en los procedimientos y normativa de compras de UNICEF y tiempos establecidos en los Procedimientos Operativos Estándar (SOP).
-Informes mensuales sobre el avance y ajustes al Plan Anual de Suministros y Emergency Planning.
-Informes trimestrales sobre el avance de la digitalización de documentos de Suministros y Logística (actas de entrega, Receiving Order (RO), waybills y documentos de compra)
-Informes mensuales sobre la administración del almacén y todas las tareas conexas.
-Informe sobre asignaciones específicas como: apoyo en el conteo físico del almacén, visitas programáticas y actividades de monitoreo de uso de recursos para apoyo a la organización de talleres, entre otros asignadas por el supervisor.
-La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática, integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación.
-Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas

Además de lo anterior, a los/as Voluntarios/a de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:
-Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);
-Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;
-Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;
-Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;
-Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU;
-Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del VNU en linea o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.