Oficial de Administración y Finanzas - Venezuela

Antecedentes de la Operación
CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo. El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una acción temporal benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.
CESVI está presente en Venezuela desde 2019, desarrollando una respuesta humanitaria cada vez más integrada frente a la prolongada crisis socioeconómica y humanitaria del país en los estados de Amazonas, Distrito Capital, Falcón, Miranda, Sucre, La Guaira (Vargas) y Zulia. Durante este período, CESVI ha trabajado principalmente en Protección, incluyendo violencia basada en género (VBG),protección infantil, prevención de la explotación y la trata, gestión de casos, apoyo psicosocial y de salud mental (MHPSS), asistencia legal y salud sexual y reproductiva; Seguridad Alimentaria y Necesidades Básicas, mediante asistencia alimentaria, transferencias monetarias y cupones, y apoyo con artículos esenciales para los hogares; WASH, incluyendo acceso a agua segura, asistencia e iniciativas de promoción de higiene; Medios de Vida y Recuperación Temprana, apoyando a hogares vulnerables para recuperar sus ingresos y fortalecer su resiliencia. A principios de 2026, CESVI puso en marcha un proyecto para la Movilidad Segura de los venezolanos que regresan al país. Los programas de CESVI en Venezuela cuentan con una base de financiamiento diversificada que incluye donantes institucionales, fundaciones y fondos privados, lo que permite a la organización implementar tanto intervenciones humanitarias a gran escala como respuestas más flexibles y focalizadas.
Tras el terremoto del 24 de junio de 2026, CESVI amplió significativamente sus operaciones de emergencia para incluir Alojamiento de Emergencia y Artículos No Alimentarios (NFI), WASH, Seguridad Alimentaria, asistencia monetaria multipropósito y sectorial mediante efectivo y cupones electrónicos, Protección y MHPSS, Movilidad Segura, Recuperación Temprana y Medios de Vida, combinando asistencia inmediata para salvar vidas con apoyo a la recuperación y resiliencia a más largo plazo.

Resumen del Puesto
El/La Oficial de Administración y Finanzas es encargado/a de la gestión administrativa, logística y financiera de las operaciones de CESVI en Venezuela. Apoya a la Coordinación Local en el manejo de las actividades diarias y propias de la oficina, así como en la gestión de los recursos humanos en coordinación con el/la Oficial de Recursos Humanos.
Asimismo, bajo la supervisión directa de la Gerencia de Administración y Finanzas, contribuye al registro, control y optimización de los recursos disponibles de la misión y los proyectos, garantizando la trazabilidad de los gastos, el soporte logístico y contable, y respetando los principios de transparencia, confidencialidad y rendición de cuentas.

Principales Responsabilidades y Funciones
1. Gestión Presupuestaria, Financiera y Contable

• Realizar solicitudes de fondos a la sede en conjunto con el/la Oficial Senior de Administración y Finanzas, tras la autorización de la Gerencia Administrativa y Financiera y junto con la previsión de gastos.
• Elaborar y procesar solicitudes de pago a proveedores.
• Recopilar y consolidar los libros de caja con periodicidad quincenal.
• Generar y mantener un apropiado archivo contable (actualizado en físico y digital, disponible para auditoría, cumpliendo todos los parámetros establecidos).
• Dar seguimiento a que los soportes de gastos y contables cumplan con la normativa de CESVI, el donante y la legislación venezolana.
• Apoyar en el reporte mensual del proyecto (soportes de ejecución, análisis contables, conciliaciones bancarias, balance del proyecto, entre otros).
• Garantizar apoyo técnico a los socios locales de CESVI en aspectos administrativos y financieros cuando sea requerido.
• Apoyar a la Gerencia de Finanzas en la contabilidad de la misión a través de los instrumentos diseñados para tal fin (uso de PE y ERP).

2. Logística y Procesos de Gestión de Compras

• Garantizar el cumplimiento de las políticas de compras y logística de CESVI para la selección de proveedores y documentación relacionada.
• Coordinar el ciclo de compras con el Gerente de Proyecto en conjunto con el Oficial Senior de Logística.
• Asegurar la disponibilidad constante de suministros, servicios u obras para el funcionamiento de la oficina (materiales, transporte, servicios públicos).
• Gestionar la trazabilidad y conciliación entre pedidos, contratos y entregas de bienes comprados en el marco de los proyectos.
• Mantener conjuntamente con el oficial de logística un inventario actualizado de activos (incluyendo etiquetado) y documentar cualquier pérdida o daño.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores de la misión.

3. Administración de Oficina Local y Soporte a RRHH

• Preparar facturas de anticipos y realizar pagos mensuales de servicios públicos y utilidades de la sede.
• Mantener actualizados los archivos relativos a alquileres, utilidades y equipamiento.
• Preparar, organizar y resguardar el archivo de documentos de RRHH en las carpetas personales correspondientes en coordinación con el/la Oficial de RRHH.
• Asegurar el seguimiento y control a los tiempos de contratación para garantizar avisos oportunos de renovación o cancelación de contratos.
• Garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y la política antifraude de CESVI.

4. Otras Funciones

• Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
• Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto.
• Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.

Requisitos Mínimos y Habilidades

• Educación: Título profesional en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Finanzas, Economía o áreas afines.
• Experiencia:
  General: Mínimo 3 a 4 años de experiencia profesional general en funciones administrativas y financieras.
  Específica: Experiencia previa en ONGs, organismos internacionales o proyectos de cooperación humanitaria/desarrollo es altamente deseable.
• Conocimientos Técnicos: Dominio de registros contables, seguimiento presupuestario, conciliaciones bancarias, procedimientos de compras, control de activos y normativa administrativa/tributaria aplicable.
• Herramientas Informáticas: Manejo avanzado del paquete Microsoft Office (Excel), uso de sistemas contables/ERP (PE y ERP) y plataformas bancarias.
• Idiomas: Dominio fluido del español (oral y escrito).

Salvaguarda y Políticas Institucionales:
CESVI tiene un enfoque de tolerancia cero ante cualquier daño o explotación de un niño o adulto vulnerable por parte de cualquiera de nuestros empleados, personas relacionadas o socios.
El compromiso de CESVI de ser una organización segura comienza con el proceso de contratación del personal, que incluye comprobaciones meticulosas, como la verificación de los antecedentes penales o la comprobación de la divulgación de condenas anteriores, para garantizar la protección de los niños y las personas vulnerables y prevenir los abusos. Los controles de seguridad forman parte del rendimiento del proceso de selección.