Programs and Partnerships Coordinator / منسق البرامج والشراكات

Job Purpose:

The Programs and Partnerships Coordinator is responsible for leading and coordinating the organization’s programs in Syria, while also developing and managing relationships with donors and local/international partners. This role aims to ensure efficient and effective program implementation, enhance funding and collaboration opportunities, and maintain compliance with donor requirements. The coordinator works closely with the Executive Director and senior management to achieve the organization’s strategic goals, while maintaining high standards of institutional performance and external communication.

Duties & Responsibilities:

1. Program Management

• Lead program strategy and develop integrated concepts within GAN’s sectors of work.
• Supervise Project Managers and ensure quality implementation and reporting.
• Prepare operational plans and monitor activities against budgets.
• Coordinate with finance teams to ensure budget compliance and adjustments as needed.
• Conduct regular field visits and submit reports to senior management.
• Develop and enforce program-related policies and procedures.

2. Partnerships and Fundraising

• Build strategic relationships with donors and partner organizations.
• Identify new funding opportunities and submit project proposals.
• Develop partnership management tools such as funding trackers, reporting calendars, templates, and compliance guidelines.
• Coordinate with technical teams to prepare high-quality proposals.
• Lead partnerships with Syrian NGOs, INGOs, and service providers.
• Maintain daily communication with partners and ensure smooth information flow.

3. Representation and External Communication

• Represent GAN in meetings, forums, and coordination bodies.
• Maintain strong relationships with government entities, donors, and other organizations.
• Support GAN’s external communication strategy and ensure updated media content.

4. Team and Institutional Support Management

• Oversee recruitment and training in coordination with HR.
• Ensure effective coordination among support departments (Finance, Logistics, Procurement, etc.).
• Develop capacity-building plans and improve institutional performance.

5. Risk Management and Compliance

• Regularly update the risk register and develop mitigation plans.
• Ensure program activities comply with donor policies and requirements.
• Contribute to contingency planning and ensure program readiness.

Qualifications, Skills, and Experience

• University degree in Business Administration, Engineering, or a related field; Master’s degree preferred.
• Minimum of 3 years of experience in program and partnership management within NGOs.
• Experience working with institutional donors (e.g., HF, DFID, ECHO, GIZ, UN agencies).
• Strong leadership, organizational, and team management skills.
• Excellent reporting and communication skills (written and verbal).
• Fluency in English (spoken and written); Turkish language is a plus.
• Ability to work under pressure and manage multiple tasks.

الغرض الوظيفي

يتولى منسق البرامج والشراكات مسؤولية قيادة وتنسيق برامج المنظمة داخل سوريا، وتطوير وإدارة علاقات الشراكة مع الجهات المانحة والمنظمات المحلية والدولية. يهدف هذا الدور إلى ضمان تنفيذ البرامج بكفاءة وفعالية، وتعزيز فرص التمويل والتعاون، وضمان التوافق مع متطلبات الجهات المانحة، مع الحفاظ على جودة عالية في الأداء المؤسسي والتواصل الخارجي. يعمل المنسق بشكل وثيق مع المدير التنفيذي وفريق الإدارة العليا لضمان تحقيق أهداف المنظمة الاستراتيجية.

المهام والمسؤوليات

أولاً: إدارة البرامج

قيادة استراتيجية البرامج وتطوير مفاهيم تكاملية ضمن القطاعات التي تعمل بها المنظمة

الإشراف على مديري المشاريع وضمان جودة التنفيذ والتقارير

إعداد الخطط التشغيلية ومتابعة تنفيذ الأنشطة مقابل الميزانيات

التنسيق مع الفرق المالية لضمان الالتزام بالميزانيات وتعديلها عند الحاجة

إجراء زيارات ميدانية دورية وتقديم تقارير للإدارة العليا

تطوير السياسات والإجراءات الخاصة بالبرامج وضمان تطبيقها

ثانيًا: تطوير الشراكات والتمويل

بناء علاقات استراتيجية مع الجهات المانحة والمؤسسات الشريكة

تحديد فرص التمويل الجديدة وتقديم مقترحات المشاريع

إعداد أدوات إدارة الشراكات مثل جداول التمويل والتقارير الزمنية والنماذج

التنسيق مع الفرق الفنية لتجهيز مقترحات عالية الجودة

قيادة الشراكات مع المنظمات السورية والدولية ومزودي الخدمات

متابعة التواصل اليومي مع الشركاء وضمان تدفق المعلومات بسلاسة

ثالثًا: التمثيل والتواصل الخارجي

تمثيل المنظمة في الاجتماعات والمنتديات والجهات التنسيقية

الحفاظ على علاقات قوية مع الجهات الحكومية والمانحين والمنظمات الأخرى

دعم استراتيجية الاتصال الخارجي للمنظمة وضمان تحديث المحتوى الإعلامي

رابعًا: إدارة الفريق والدعم المؤسسي

الإشراف على عمليات التوظيف والتدريب بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية

ضمان التنسيق الفعال بين الأقسام الداعمة (المالية، اللوجستية، المشتريات...)

تطوير خطط بناء القدرات للفريق وتحسين الأداء المؤسسي

خامسًا: إدارة المخاطر والامتثال

تحديث سجل المخاطر بشكل دوري وتطوير خطط التخفيف

ضمان توافق الأنشطة مع سياسات الجهات المانحة ومتطلبات الامتثال

المساهمة في التخطيط للطوارئ وضمان جاهزية البرامج

المؤهلات والمهارات والخبرة

شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة، ويفضل درجة الماجستير

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة البرامج والشراكات في منظمات غير حكومية

خبرة في التعامل مع الجهات المانحة الدولية (مثل HF، DFID، ECHO، GIZ، UN)

مهارات قيادية وتنظيمية عالية، وقدرة على إدارة فرق متعددة

مهارات ممتازة في إعداد التقارير والتواصل الكتابي والشفهي

إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة

قدرة على العمل تحت الضغط وتعدد المهام