UNV Especialista - Suministros y Logística

El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) está presente en Venezuela a través de una oficina de país y 3 oficinas de terreno que apoyan la implementación de programas humanitarios y de desarrollo. La Sección de Suministros forma parte de la Sección de Operaciones y trabaja de manera integrada de UNICEF Venezuela, con Programas, Finanzas, Administración, ICT, el Oficial de Suministros y Logística, quien ejerce la supervisión, ubicado en la capital, Caracas, junto con otras secciones como Personas y Cultura, oficinas de terreno, socios implementadores, proveedores, autoridades nacionales y otros actores del sistema de Naciones Unidas para asegurar que los bienes, servicios, obras y soluciones logísticas requeridas por UNICEF lleguen de manera oportuna, transparente y eficiente a las niñas, niños y adolescentes más vulnerables Administración, Finanzas, e Información, Comunicación y Telecomunicaciones.

En el contexto actual, UNICEF Venezuela requiere fortalecer su capacidad de suministro y logística para responder a necesidades programáticas regulares y a la emergencia generada por el terremoto, incluyendo planificación de suministros, adquisiciones locales e internacionales, contratación de servicios, gestión de acuerdos de largo plazo, seguimiento de órdenes de compra, coordinación de entregas, apoyo a almacenes, transporte, distribución, exenciones, documentación de protocolo y monitoreo de la cadena de suministro. Esta asignación de categoría Especialista aportará capacidad técnica y operativa para mejorar la calidad de los procesos, reducir tiempos de respuesta, mitigar riesgos de cumplimiento y asegurar una coordinación efectiva entre las áreas solicitantes, la Sección de Suministros, oficinas de terreno, proveedores y contrapartes nacionales. UNICEF está respondiendo actualmente a la emergencia por el terremoto, y también cumpliendo con el marco del Programa de País en Venezuela. El programa actual incluye componentes importantes de adquisiciones y suministros. Esta asignación contribuirá a la Sección de Suministros y fortalecerá su capacidad para prestar oportunamente servicios y entregar bienes que respondan a las necesidades de UNICEF y del país, incluido el apoyo a la respuesta de emergencia.

• Proporcionar apoyo técnico y operativo al supervisor y al equipo de Suministros y Logística en la planificación, ejecución y seguimiento de procesos de adquisición, contratación y logística. Esto incluye:

- Garantizar el cumplimiento de los Procedimientos de Suministros, las Notas de Orientación de UNICEF, así como las normas y regulaciones financieras vigentes y los principios de compras públicas.

- Brindar soporte efectivo en actividades relacionadas con suministros y adquisiciones, como revisar y evaluar requisiciones y solicitudes recibidas para asegurar su calidad, consistencia y cumplimiento con las funciones segregadas, las especificaciones, toda la información, la integridad del proceso, la pertinencia de las solicitudes, cantidades, fechas de entrega y presupuestos, además de crear requisiciones que maximicen el valor por dinero en las compras.

• Revisar solicitudes de compra, y requerimientos de servicios, bienes, obras y apoyo logístico para comprobar la calidad de la información, la pertinencia de la solicitud, la claridad en las especificaciones técnicas o términos de referencia, las cantidades, presupuestos, plazos de entrega, criterios de evaluación, disponibilidad de fondos y coherencia con las necesidades programáticas y operativas.

• Asistir en la organización de expedientes relacionados con procesos de suministros y adquisiciones, así como en la preparación de la documentación complementaria para el Comité de Revisión de Contratos.

• Colaborar en el control de órdenes de servicios logísticos y en la gestión de facturación.

• Realizar un seguimiento proactivo de los procesos de órdenes de compra, incluyendo:

- Contratos, acuerdos y contratos de largo plazo.

- Las entregas, facturación y cierre de órdenes, manteniendo comunicación regular con proveedores, áreas solicitantes, Finanzas, oficinas de terreno y otros actores relevantes, para anticipar retrasos, resolver cuellos de botella, documentar cambios y asegurar la entrega oportuna de bienes y servicios críticos.

- Transmitir toda la información relevante al oficial solicitante, incluyendo cambios en las entregas planificadas.

- Preparar y presentar informes de estado y monitoreo de manera oportuna y regular a los jefes de sección y oficinas de terreno.

• Contribuir en la preparación, actualización y monitoreo de planes de suministro, planes de emergencia, cronogramas de adquisición, matrices de seguimiento, reportes de estado, indicadores de desempeño y análisis de datos que permitan a la Sección de Suministros tomar decisiones oportunas, priorizar requerimientos críticos y mejorar la visibilidad de la cadena de suministro.

• Participar en la revisión periódica de los procesos de trabajo y procedimientos operativos estándares relacionados con las adquisiciones, prácticas de archivo, controles internos, gestión de proveedores y mecanismos de seguimiento, identificando oportunidades de mejora que reduzcan riesgos, aumenten la eficiencia, fortalezcan la transparencia y mejoren la calidad del servicio brindado a las áreas programáticas y a las oficinas de terreno.

• Apoyar en la coordinación de asuntos logísticos relacionados con recepción, almacenamiento, despacho, transporte, distribución, coordinación con la Oficina de entregas, seguimiento de bienes en tránsito, registro de inventario en Venezuela y control documental, incluyendo la interacción con almacenes, agentes de carga, transportistas, oficinas de terreno, socios implementadores y contrapartes gubernamentales.

• Apoyar las gestiones relacionadas con importaciones, exenciones fiscales, documentación de protocolo, inmunidades, registros ante autoridades nacionales y seguimiento de trámites requeridos para facilitar la entrada, despacho, movilización y entrega de suministros, equipos y servicios destinados a la implementación de programas y respuesta humanitaria.

• Brindar apoyo oportuno y efectivo al personal internacional en la gestión de exenciones fiscales, inmunidades ante el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores y documentos de protocolo.

• Proveer apoyo en el registro de inventario y despachos en la plataforma SIBO (Sistema de Información del Ministerio del Poder Popular para la Salud), cuando sea necesario, incluyendo la revisión de información, brindar apoyo y gestionar el seguimiento operativo y la gestión del proveedor de transporte responsable de ejecutar actividades de registro de inventario y despachos en la plataforma.

• Proporcionar apoyo técnico a las secciones programáticas en los planes de entrega, distribución y estrategias de abastecimiento, fomentando una planificación temprana, realista y orientada a resultados, especialmente para suministros de salud, WASH, educación, protección, respuesta a emergencias, servicios logísticos, obras menores y otros requerimientos operativos.

• Elaborar informes ejecutivos, notas de seguimiento, análisis de riesgos, actualizaciones de avances y presentaciones breves para facilitar la toma de decisiones por parte del supervisor y la gerencia, proporcionando información clara sobre prioridades, retrasos, acciones pendientes, riesgos operativos, necesidades de coordinación y medidas correctivas propuestas.

• Cumplir con otras funciones relacionadas con suministros, adquisiciones, logística, coordinación operativa, control documental y respuesta a emergencias, las cuales le sean asignadas por el supervisor, en concordancia con las necesidades de UNICEF Venezuela y dentro del marco de políticas, procedimientos y principios de conducta de UNICEF.