Venezuela: Asistente Administrativo (Caracas)

La Cruz Roja Venezolana (CRV) es una organización humanitaria, de carácter voluntario, que forma parte del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Medialuna Roja. Su compromiso es prestar ayuda en todo momento y en todo lugar, promoviendo el bienestar integral de las comunidades para que sean menos vulnerables, con basamento en sus Principios Fundamentales: Humanidad, Neutralidad, Imparcialidad, Independencia, Voluntariado, Unidad y Universalidad; y sus valores humanitarios, como el respeto a la dignidad de la persona, la solidaridad, la no discriminación, movilizando con eficiencia, mística y calidad su capital humano, conformado por su personal voluntario.

Compromiso con la Salvaguarda

La Cruz Roja Venezolana está comprometida con la creación y mantenimiento de entornos seguros y respetuosos para las comunidades, el personal y el voluntariado y con la prevención de la explotación, el abuso y el acoso sexual.

Las personas seleccionadas deberán cumplir el Código de Conducta y las políticas y estándares de Salvaguarda aplicables. Como parte de su proceso de contratación segura, la CRV podrá realizar verificaciones de referencias profesionales y solicitar información pertinente sobre antecedentes de conducta profesional y Salvaguarda, de acuerdo con sus procedimientos y la normativa aplicable.

Responsabilidad general de Salvaguarda

La persona titular del puesto deberá promover y respetar los estándares de Salvaguarda de la Cruz Roja Venezolana, cumplir el Código de Conducta y las políticas aplicables, mantener límites profesionales apropiados, contribuir a prevenir daños y reportar de forma inmediata cualquier preocupación de Salvaguarda a través de los mecanismos establecidos.

Adición para puestos de riesgo elevado

Debido a la naturaleza de sus funciones, la persona deberá identificar y mitigar activamente riesgos de Salvaguarda asociados a sus actividades, mantener estándares reforzados de conducta y límites profesionales y asegurar que su interacción con comunidades y personas en situación de vulnerabilidad se desarrolle de forma segura, digna, inclusiva y respetuosa.

Si deseas formar parte del equipo y hacer la diferencia, te invitamos a sumarte.

¿Cómo puedes hacer la diferencia? Funciones claves / Responsabilidades

El/La Asistente Administrativo de Proyecto tendrá como responsabilidad principal apoyar a la coordinación financiera y logística en la gestión eficiente y transparente del proyecto asignado, asegurando la ejecución presupuestal y operativa con calidad. Esto incluye el monitoreo, análisis y cumplimiento de procedimientos, así como la adecuada administración de recursos financieros y humanos, provisión oportuna de bienes y servicios, y la generación de informes financieros y técnicos que respalden la toma de decisiones estratégicas, en línea con los lineamientos institucionales y de los donantes. Adicionalmente, deberá apoyar al Oficial de Administración en la organización de documentos financieros y contables, y colaborar con el Oficial de Logística en el proceso de compras, organizando la información correspondiente a las adquisiciones del proyecto, manteniendo comunicación con proveedores, y garantizando la entrega y registro en inventario de los bienes y suministros específicos para las actividades del proyecto.

Será el/la encargado(a) de:

• Apoyar al Oficial / Líder de proyectos y archivo de documentos financieros y contables del proyecto.
• Apoyar en el proceso de compras, organizando la información de adquisiciones, manteniendo comunicación con proveedores y verificando la entrega de bienes y servicios conforme a las especificaciones.
• Elaborar informes financieros interinos y reportes de rendición de cuentas para donantes y la coordinación financiera de la Sociedad Nacional.
• Revisar, consolidar y validar justificativos de gastos y facturas efectuados por coordinadores y personal de las filiales, asegurando su conformidad con los lineamientos institucionales y de los donantes.
• Gestionar y monitorear los valores transferidos a las seccionales para la ejecución de proyectos, confirmando una ejecución mínima del 80% antes de solicitar nuevos fondos.
• Coordinar con las áreas de compras y logística para verificar pagos a proveedores y garantizar la correcta codificación y registro de las adquisiciones.
• Monitorear la solicitud y ejecución de pagos de nómina del personal nacional de proyectos, asegurando su cumplimiento en tiempo y forma, incluyendo la incorporación de nuevo personal al sistema de pagos.
• Hacer seguimiento al plan de compras junto con el Oficial / líder de proyectos, asegurando el cumplimiento de los tiempos y procedimientos establecidos.
• Asegurar el pago oportuno de servicios y gastos operativos de las sedes, así como la adquisición de materiales de oficina y suministros vinculados a las actividades del proyecto.
• Mantener actualizada la documentación digital y física relacionada con compras, inventarios y justificativos de gastos, garantizando la trazabilidad de la información.
• Solicitar documentación faltante a las áreas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros.
• Coordinar con equipos administrativos, financieros, logísticos y operativos para asegurar la correcta ejecución de actividades y la entrega oportuna de bienes y servicios.
• Facilitar reuniones de seguimiento con donantes, equipos internos y aliados estratégicos para la gestión y control de fondos y adquisiciones.
• Apoyar en el monitoreo y control de la ejecución mensual del proyecto, identificando desviaciones y proponiendo medidas correctivas relacionadas con la gestión logística y financiera.

Reporte

El/La Asistente Administrativo de Proyecto le reportará al Oficial de Proyectos / Líder de Proyectos dependiendo del proyecto.

Equipos

Es altamente deseable que cuente con equipos suficientes para el desempeño de su función de manera remota: laptop y/o computadora, buena conexión a Internet, entre otros.

Lugar de trabajo

Caracas, con posibilidad de viajar a otros lugares del país donde se implemente el proyecto.

Para calificar como un constructor del sistema humanitario venezolano deberás cumplir con los siguientes requisitos:

• Título universitario en Administración, Logística o Contaduría; también se considerará otra formación académica con experiencia comprobada en compras.
• Mínimo tres (3) años en planificación, seguimiento y análisis presupuestal de proyectos, preferiblemente en el ámbito humanitario o de desarrollo.
• Experiencia comprobada en elaboración de informes financieros para donantes internacionales, conciliación de saldos en múltiples monedas y cumplimiento de lineamientos financieros de organismos internacionales.
• Mínimo dos (2) años gestionando pagos a proveedores, nóminas y gastos operativos.
• Experiencia mínima de dos (2) años trabajando en equipos multidisciplinarios, colaborando con áreas de logística, compras y operaciones.
• Experiencia en logística y/o compras, incluyendo coordinación con proveedores, gestión de adquisiciones y control de inventarios vinculados a proyectos.
• Producción de informes narrativos y financieros.
• Excelentes habilidades de redacción y comunicación.
• Manejo de paquetes informáticos (Office, Adobe, etc.).
• Habilidades analíticas y orientación a soluciones.
• Atención al detalle y cuidado en la ejecución de tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo multicultural y bajo presión.
• Discreción, neutralidad y confidencialidad.
• Interés en trabajar en un entorno humanitario e internacional.