Asistente de Logística - Venezuela

Antecedentes de la Operación:

Cesvi es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo. El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una acción temporánea benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.

Desde el 2019, Cesvi está trabajando en Venezuela con iniciativas en el ámbito de protección de niños, niñas adolescentes y mujeres en condición de alta vulnerabilidad, incluyendo sobrevivientes de abuso y explotación sexual. A partir del 2021, Cesvi comenzó a implementar proyectos financiados por el Fondo Humanitario dentro del país en diferentes comunidades.

Durante el 2022, Cesvi implementa proyectos de: “Asistencia humanitaria multisectorial para atender las necesidades urgentes de las personas más vulnerables de Venezuela” que tiene como objetivo fortalecer la disponibilidad de servicios de protección, salud primaria y asistencia humanitaria a las personas y comunidades más vulnerables del territorio nacional.

A raíz del sismo de magnitud 7.5 que impactó la costa norte de Venezuela el 24 de junio de 2026, CESVI activó su protocolo de respuesta humanitaria. En este marco, desde el 26 de junio de 2026 la organización ejecuta la respuesta operativa para la entrega de asistencia humanitaria de emergencia a las poblaciones afectadas en el Área Metropolitana de Caracas, así como en los estados La Guaira, Miranda y Aragua.

Resumen del Puesto:

Ubicación: Caracas, Venezuela, con despliegues periódicos a terreno en los estados La Guaira, Miranda y Aragua.

Bajo la supervisión directa del Oficial de Logística, el/la Asistente de Logística brinda el apoyo operativo y administrativo necesario para la ejecución diaria de los procesos de logística y cadena de suministro de la respuesta de emergencia. El puesto es de naturaleza ejecutora y de soporte: no toma decisiones sobre adjudicaciones, umbrales de compra, contratación de proveedores ni disposición de activos, sino que prepara, tramita, verifica y documenta las transacciones definidas por el Oficial de Logística y por el Gerente de Logística y Cadena de Suministro. Sus funciones se concentran en el apoyo a las compras de bajo valor, el movimiento y control físico de existencias en almacén, el apoyo a la operación de la flota, el registro de activos y la organización y resguardo de los expedientes logísticos, en cumplimiento de las políticas internas de CESVI, las regulaciones de los donantes y las leyes del país.

Responsabilidades Principales del Puesto:

1. Apoyo a la Ejecución de Adquisiciones:

• Apoyar al Oficial de Logística en la ejecución de los procesos de adquisición, mediante la recolección de cotizaciones, la elaboración de cuadros comparativos preliminares y la preparación de los formatos de compra establecidos por CESVI, sin decidir sobre la adjudicación.
• Recibir y revisar de forma preliminar las Solicitudes de Compra (PR) enviadas por los equipos de programas, verificando que estén completas y firmadas, y devolverlas al Oficial de Logística señalando la información faltante.
• Realizar sondeos y consultas de precios en el mercado local según las especificaciones entregadas, y mantener actualizado el listado de contactos de proveedores registrados.
• Dar seguimiento a los pedidos en curso ante proveedores (confirmación de disponibilidad, fechas de entrega, estatus de despacho) y reportar de inmediato al Oficial de Logística cualquier retraso o incumplimiento.
• Realizar la recepción de bienes junto con el almacén, verificando cantidades y especificaciones contra la Orden de Compra (PO) y la nota de entrega del proveedor, y apoyar la elaboración de las Notas de Recepción de Bienes (GRN).
• Preparar, foliar y completar los expedientes de compra con la documentación de soporte (cotizaciones, PO, GRN, facturas, guías de despacho), entregándolos al Oficial de Logística para su revisión y validación final.

2. Apoyo a Almacén, Inventario y Distribución:

• Ejecutar las tareas diarias de almacén: recepción, verificación, etiquetado, ubicación física, apilamiento y despacho de los suministros, siguiendo las instrucciones del Oficial de Logística.
• Mantener actualizados los registros de movimiento de existencias del almacén, asegurando que ningún ítem salga sin el formato autorizado correspondiente.
• Participar en los conteos cíclicos y en los inventarios generales, apoyando la conciliación entre el saldo físico y el registro del sistema, y reportando de inmediato al Oficial de Logística cualquier diferencia, daño o pérdida detectada.
• Aplicar las metodologías de rotación de existencias definidas (p. ej., PEPS/FIFO), verificando fechas de vencimiento y condiciones de los ítems sensibles, y alertando sobre existencias próximas a vencer.
• Mantener el almacén ordenado, limpio, señalizado y con los pasillos despejados, cumpliendo las medidas de seguridad y de control de acceso establecidas en los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) de CESVI.
• Apoyar la preparación, carga, acompañamiento y descarga de los envíos hacia los sitios de distribución en el Área Metropolitana de Caracas y en terreno, verificando que la carga corresponda a lo documentado y entregando los soportes firmados al regreso.

3. Apoyo a la Operación de la Flota:

• Coordinar la programación diaria de los vehículos consolidando las solicitudes de movilización de los equipos y presentándolas al Oficial de Logística para su autorización.
• Verificar diariamente que las bitácoras/libros de ruta de los vehículos estén correctamente completados por los conductores (kilometraje, ruta, consumo de combustible, ocupantes) y archivar los registros.
• Llevar el control de los consumos de combustible, vales y facturas asociadas, y consolidar la información para los reportes del Oficial de Logística.
• Dar seguimiento al calendario de mantenimiento preventivo, coordinar el ingreso de los vehículos al taller según la instrucción recibida y reportar de inmediato cualquier falla, accidente o incidente.
• Verificar la vigencia de licencias de conducir, documentación legal de los vehículos y dotación de emergencia (extintor, botiquín, caucho de repuesto), reportando los vencimientos con antelación.

4. Apoyo a la Gestión y Control de Activos:

• Apoyar el etiquetado, codificación y registro de los activos nuevos en el registro centralizado, documentando ubicación, usuario asignado, estado y fecha de adquisición.
• Participar en las verificaciones físicas periódicas de activos en oficinas, casas de huéspedes (guesthouses) y almacenes, apoyando la conciliación con el registro maestro.
• Preparar la documentación de soporte para las transferencias, préstamos, bajas y disposición final de activos, para revisión y autorización del Oficial de Logística y de las instancias correspondientes.
• Mantener actualizados los formatos de entrega y devolución de equipos al personal, asegurando que cuenten con las firmas requeridas.

5. Archivo, Reportes y Alertas:

• Mantener el archivo físico y electrónico de la documentación logística ordenado, foliado, completo y de fácil consulta, conforme a los estándares de archivo de CESVI y a la preparación para auditorías.
• Escanear, nombrar y cargar los soportes documentales en las carpetas compartidas de la misión según la nomenclatura establecida.
• Consolidar y actualizar los formatos y matrices de seguimiento (estatus de compras, existencias, uso de flota) que sirven de insumo para los informes que elabora el Oficial de Logística.
• Informar de inmediato al Oficial de Logística sobre cualquier irregularidad, discrepancia, riesgo de seguridad o posible incumplimiento observado durante la ejecución operativa, absteniéndose de resolverlo por cuenta propia.

6. Apoyo a la Seguridad Operativa (si aplica):

• Cumplir y hacer cumplir en su ámbito de acción los protocolos de movimiento establecidos, asegurando que ninguna salida a terreno se realice sin la autorización y el registro previo correspondiente.
• Apoyar al Oficial de Logística, en su rol de Punto Focal de Seguridad de la base, con la recolección de la información operativa que se requiera para los documentos y SOP de seguridad de la misión.
• Verificar diariamente el funcionamiento básico de las medidas de seguridad física en las instalaciones logísticas (candados, cierres, iluminación, control de acceso de visitantes al almacén) y reportar las fallas.
• Mantener comunicación permanente durante los desplazamientos, siguiendo los procedimientos de reporte establecidos por el coordinador.

7. Coordinación y Colaboración:

• Trabajar en estrecha coordinación con el Oficial de Logística y, cuando así se le indique, con el Gerente de Logística y Cadena de Suministro, respetando la línea de reporte establecida.
• Atender de manera oportuna y respetuosa las solicitudes operativas de los equipos de programas, canalizando por medio del Oficial de Logística toda solicitud que exceda su nivel de decisión.
• Apoyar a conductores, personal de mantenimiento y personal de limpieza en la organización de sus tareas diarias, según la asignación del Oficial de Logística.
• Participar en las inducciones, capacitaciones y talleres de revisión de logística y cadena de suministro convocados por la misión.

Rendición de Cuentas en Salvaguarda:

• Mantiene los valores fundamentales de CESVI promoviendo el respeto, la dignidad y el bienestar tanto de los participantes del programa como de los colegas.
• Fomenta una cultura de apertura y confianza dentro del equipo, incentivando la comunicación transparente y apoyando a los miembros del equipo para que reporten cualquier preocupación a través de los canales disponibles y los mecanismos establecidos.
• Demuestra un compromiso proactivo para aprender sobre salvaguarda e integra constantemente los principios de salvaguarda, incluida la identificación y mitigación de riesgos, en sus responsabilidades diarias.

Requisitos Mínimos y Habilidades Técnicas:

• Educación: Se requiere como mínimo título de Educación Media General (Bachiller). Se valorará formación técnica o cursos en logística, almacén, administración o áreas afines.
• Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia en funciones de apoyo logístico, almacén, compras o administración. Se valorará la experiencia previa en Organizaciones No Gubernamentales (ONG) u organismos internacionales.
• Conocimientos técnicos: Manejo básico de procedimientos de recepción, almacenamiento y despacho de mercancías; elaboración de formatos de compra y control de existencias; nociones de control de activos y bitácoras de flota.
• Cumplimiento normativo: Disposición para aplicar estrictamente los procedimientos internos de CESVI y las regulaciones de los donantes. No se requiere experiencia previa en normativa de donantes; será proporcionada mediante inducción y capacitación.
• Habilidades informáticas: Manejo del paquete Microsoft Office, con nivel intermedio de Excel (tablas, filtros, fórmulas básicas). Se valorará la experiencia con sistemas de gestión de inventario.
• Idiomas: Dominio del idioma español (oral y escrito). Se valorará el manejo básico del idioma inglés.
• Otros: Se valorará contar con licencia de conducir vigente. Disponibilidad para desplazarse a terreno en los estados La Guaira, Miranda y Aragua.
• Compromiso con los valores y la misión de CESVI.

Atributos Deseados:

• Alto nivel de integridad, responsabilidad y conducta ética en el manejo de bienes, documentos y recursos de la organización.
• Capacidad física: Disposición y capacidad para apoyar la carga y descarga física de mercancías de peso ligero a mediano.
• Fiabilidad: Puntualidad, orden y capacidad para seguir instrucciones específicas al pie de la letra.
• Trabajo en equipo: Disposición para apoyar a colegas, conductores y personal de apoyo en las tareas diarias.
• Atención al detalle en el registro de datos, conteos y documentación de soporte.
• Capacidad de organización para manejar varias tareas simultáneas y cumplir con plazos estrictos en contexto de emergencia.
• Capacidad para comunicarse de manera clara y respetuosa con proveedores, personal del programa y comunidades atendidas.
• Compromiso con la misión, los valores y los principios humanitarios de CESVI.

Promoción de la Salvaguarda:

CESVI mantiene una política de cero tolerancia contra cualquier forma de abuso, incluyendo la explotación sexual, el acoso (bullying) y cualquier uso indebido del poder —sea de carácter sexual o no— por parte de sus empleados o personal asociado. Este compromiso se extiende a todas las personas, independientemente de su edad, género, orientación sexual, discapacidad, religión u origen étnico.

La organización trata todas las denuncias y preocupaciones relacionadas con la violencia contra los niños o la explotación y el abuso sexual (EAS) con la máxima seriedad. Se llevan a cabo investigaciones rigurosas cuando existen acusaciones que sugieran un incumplimiento de los estándares de salvaguarda de CESVI. Estas acciones se rigen por los principios descritos en la Política de Salvaguarda Infantil, el Código de Conducta y el Código Ético.