Oficial de Administración, Finanzas y Recursos Humanos - Venezuela

1. Antecedentes de la Operación:

CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo. El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una acción temporánea benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.

Desde el 2019, CESVI está trabajando en Venezuela con iniciativas en el ámbito de protección de niños, niñas, adolescentes y mujeres en condición de alta vulnerabilidad, incluyendo sobrevivientes de abuso y explotación sexual. A partir del 2021, CESVI comenzó a implementar proyectos financiados por el Fondo Humanitario dentro del país en diferentes comunidades. Durante el 2022, implementó proyectos de “Asistencia humanitaria multisectorial para atender las necesidades urgentes de las personas más vulnerables de Venezuela”, cuyo objetivo es fortalecer la disponibilidad de servicios de protección, salud primaria y asistencia humanitaria a las personas y comunidades más vulnerables del territorio nacional.

A raíz del sismo de magnitud 7.5 que impactó la costa norte de Venezuela el 24 de junio de 2026, CESVI activó su protocolo de respuesta humanitaria. En este marco, desde el 26 de junio de 2026 la organización ejecuta la respuesta operativa para la entrega de asistencia humanitaria de emergencia a las poblaciones afectadas en el Área Metropolitana de Caracas, así como en los estados La Guaira, Miranda y Aragua.

2. Resumen del Puesto:

Ubicación: Caracas, Venezuela

Tipo de Puesto: Nacional

Duración: 3 meses (inicial, con posibilidad de prórroga)

Fecha Estimada de Inicio: inmediata

El/La Oficial de Administración, Finanzas y Recursos Humanos tiene como objetivo contribuir a la gestión oportuna, íntegra y eficiente de la misión y de los proyectos bajo su responsabilidad. Bajo la supervisión directa de la Gerencia de Administración y Finanzas, asegura el registro y control de las operaciones financieras, el seguimiento presupuestal, la elegibilidad y trazabilidad de los gastos, la gestión administrativa del personal y el adecuado soporte de los procesos de compras y funcionamiento de oficina, de conformidad con la legislación aplicable, las políticas y procedimientos de CESVI y los requisitos contractuales de los donantes.

Asimismo, mantiene información y documentación confiables para la toma de decisiones, los cierres, las verificaciones y las auditorías, respetando la segregación de funciones y los principios de transparencia, confidencialidad y rendición de cuentas.

3. Principales Responsabilidades y Funciones:

3.1. Gestión Presupuestaria, Financiera y Contable:

• Registrar, clasificar y mantener actualizadas las operaciones financieras y contables de la misión y proyectos en el sistema contable/ERP de CESVI, asignando correctamente centros de costo, líneas presupuestales y fuentes de financiación.
• Preparar y actualizar libros de caja y banco, efectuar conciliaciones bancarias y de caja, revisar saldos de anticipos, cuentas por pagar/cobrar y dar seguimiento a partidas pendientes de legalización.
• Preparar solicitudes y expedientes de pago verificando la disponibilidad presupuestal, autorizaciones e integridad de soportes.
• Verificar que facturas, recibos, contratos y comprobantes cumplan con los requisitos tributarios, legales y contables aplicables, así como los criterios de elegibilidad de los donantes.
• Realizar los cierres financieros mensuales dentro de los plazos establecidos (conciliaciones, ajustes autorizados, archivo y preparación de la información para consolidación).
• Elaborar y actualizar el seguimiento de ejecución presupuestal por proyecto y línea de costo, informando oportunamente sobre desviaciones, riesgos de sobreejecución, subejecución o costos no elegibles.
• Elaborar previsiones de tesorería, solicitudes de fondos y planes de desembolso.
• Apoyar la preparación y consolidación de informes financieros para donantes institucionales y responder a requerimientos de auditorías o verificaciones.

3.2. Gestión Administrativa de Recursos Humanos:

• Apoyar los procesos de reclutamiento y contratación segura: publicación, recepción de candidaturas, organización de entrevistas, verificación documental, referencias laborales, antecedentes y requisitos de salvaguarda.
• Preparar contratos laborales, ofertas, adendas, comunicaciones de renovación/terminación y documentos de ingreso y retiro para revisión de la Gerencia.
• Gestionar las afiliaciones, novedades y aportes del personal ante los sistemas de seguridad social y entes regulatorios aplicables.
• Preparar la nómina mensual, cálculo de honorarios, pagos de personal, consolidación de novedades (vacaciones, reposos, licencias, retenciones, prestaciones y liquidaciones) antes de su aprobación.
• Mantener completos, actualizados, confidenciales y con acceso restringido los expedientes físicos y digitales del personal conforme a la política de protección de datos de CESVI.
• Apoyar los procesos de inducción y salida del personal, asegurando la firma del Código de Conducta, políticas PEAS/PSEA, declaraciones de conflicto de interés y devolución de activos.
• Gestionar y controlar hojas de tiempo, distribución de costos de personal y el seguimiento de vencimiento de contratos y períodos de prueba.

3.3. Apoyo a Compras, Activos y Administración de Oficina:

• Apoyar los procesos de adquisición de bienes y servicios garantizando el cumplimiento de umbrales, cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra y expedientes de proveedores.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores con su debida diligencia e información legal/tributaria.
• Llevar el control e inventario actualizado de activos y equipos (etiquetado, asignación, traslados, mantenimientos, actas de entrega/devolución o bajas).
• Gestionar administrativamente contratos de arrendamiento, servicios públicos, suministros de oficina y gastos recurrentes.
• Coordinar la logística administrativa de viajes, misiones y eventos (anticipos, alojamiento, viáticos y legalizaciones).

3.4. Cumplimiento de Donantes y Control Interno:

• Aplicar y orientar a los equipos de programa sobre las disposiciones financieras, administrativas y de compras de CESVI y sus donantes.
• Acompañar técnicamente a coordinaciones de proyecto y socios locales en manejo de anticipos, calidad de soportes, archivo y rendición de cuentas.
• Promover mejoras en los flujos de trabajo, herramientas de control y archivo documental para auditorías.
• Reportar de inmediato cualquier indicio de fraude, corrupción, conflicto de interés, uso indebido de recursos o incumplimiento normativo.

4. Requisitos Mínimos y Habilidades:

• Educación: Título profesional en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Finanzas, Economía, Relaciones Industriales o áreas afines.
• Experiencia: Mínimo tres (3) a cuatro (4) años de experiencia profesional general en funciones administrativas, financieras y/o de recursos humanos. Al menos dos (2) años de experiencia previa en ONGs, organismos internacionales o proyectos de cooperación humanitaria/desarrollo es altamente deseable.
• Conocimientos Técnicos: Dominio de registros contables, seguimiento presupuestario, conciliaciones bancarias, gestión de nómina, contratación de personal, normativa laboral y tributaria aplicable, y procedimientos de compras/activos.
• Herramientas Informáticas: Manejo avanzado del paquete Microsoft Office, especialmente Excel (tablas dinámicas, fórmulas financieras, conciliaciones, bases de datos). Manejo de sistemas contables/ERP y plataformas bancarias.
• Idiomas: Dominio fluido del español (oral y escrito).

5. Salvaguarda y Rendición de Cuentas:

CESVI mantiene una política de cero tolerancia frente a cualquier forma de daño, abuso, explotación, acoso (bullying) o negligencia contra niños, niñas, adolescentes, personas adultas vulnerables o cualquier participante en sus programas.

El compromiso de CESVI como organización segura se aplica desde el proceso de selección de personal, que incluye verificaciones rigurosas, referencias profesionales, posibles controles de antecedentes y revisión de comportamientos previos. Todo el personal contratado deberá firmar y cumplir estrictamente la Política de Salvaguarda Infantil, el Código de Conducta, la Política PSEA y el Código Ético de la organización.