Spécialiste gestion des partenaires opérationnels

Sous la supervision directe du programme officer en charge de la section gestion des partenariats, l’UNV contribuera à la gestion de tous les partenariats opérationnels clés avec les partenariats des ONG, des instituts de recherches et des structures étatiques soutenant la mise en œuvre des activités du Plan Stratégique Pays du PAM. Le titulaire du poste participera également à la formation des partenaires, effectuera des contrôles ponctuels et des supervisions, et veillera à ce que les factures soient traitées en temps voulu. Ce poste nécessitera une collaboration avec les gestionnaires d'activités : Budget et programmation, chaîne d'approvisionnement, achats, finances, gestion des risques et conformité, ainsi qu'avec les bureaux auxiliaires dans l'exécution des tâches.

Sous la supervision générale du des Nations Unies au sein desquelles le/la Volontaire des Nations Unies (VNU) est déployé (e); il/elle effectuera les tâches suivantes :

1.Gestion des Partenaires Cooperants :
- Assurer la liaison quotidienne avec les partenaires coopérants et contribuer à la gestion de la relation avec eux.
- Coordonner avec les unités du bureau et les sous-bureaux toutes les questions liées à la sélection des partenaires.
- Appuyer le comité de revue et de sélection des projets, rédiger les procès-verbaux des réunions et préparer les NFR, au besoin.
- Préparer et assurer la gestion des documents administratifs relatifs aux partenariats (contrats, rapports, correspondances).
- Maintenir un système centralisé d’enregistrement et d’archivage électronique des FLA et MoU du bureau, et tenir à jour le tableau de suivi des FLA ainsi que les courriers entrants et sortants du programme, classés par activité.
- Contribuer, dans les délais requis, à l’évaluation des performances et des capacités des partenaires ainsi qu’à leur sélection.
- Organiser et tenir à jour les bases de données des partenaires et des projets en cours.
- Aider à l’élaboration de rapports d’activités des partenaires et contribuer à la collecte des données nécessaires à l'évaluation des projets.

2. Appui à la Gestion Financière et Paiement des Factures :
- Suivre les budgets alloués aux partenaires et veiller à ce que les dépenses soient conformes aux conditions des accords de partenariat.
- Mettre en place et gérer un système de suivi des budgets et des factures pour l'ensemble des budgets et des paiements des partenaires.
- Veiller à la création des bons de commande (PO) dans WINGS après signature, au respect des délais d’approbation à tous les niveaux et à l’accompagnement des programmes dans l’utilisation de WINGS.
- Assurer le suivi financier en collectant et en vérifiant les pièces justificatives, puis traiter les paiements des partenaires dans WINGS et ITS en appui aux programmes concernés.
- Coordonner la préparation des rapports financiers des partenaires et fournir un soutien pour le suivi des paiements.
- Contribuer à l’élaboration des rapports internes et des rapports aux bailleurs de fonds.

3. Autres
- S'acquitter de toute autre tâche, le cas échéant.