UNV Especialista People&Culture – Datos, Digitalización e Innovación

El equipo de People & Culture (P&C) de UNICEF Venezuela acompaña a todo el personal de la oficina a lo largo del ciclo de vida laboral: planificación de la fuerza laboral, reclutamiento, incorporación, bienestar, aprendizaje, cultura organizacional y administración de personal. En un contexto humanitario exigente, con un alto volumen de procesos de reclutamiento y una plantilla diversa en tipos de contrato (personal Fixed-Term, Temporary Appointments, Voluntarios/as ONU), el equipo necesita información confiable, rápida y bien presentada para orientar las decisiones de la gerencia.

En este marco, la oficina busca un perfil transversal y un fuerte enfoque digital, que apoye al equipo en tareas similares a las de un/a asistente de Recursos Humanos, pero con un valor agregado claro: automatizar y depurar las bases de datos del personal, generar reportes e indicadores periódicos, mejorar la comunicación de las iniciativas de P&C y proponer soluciones concretas de ahorro de tiempo mediante herramientas digitales e inteligencia artificial.

El candidato/a seleccionado/a formará parte del equipo de P&C en Caracas, bajo la supervisión directa de la Gerente de People & Culture, y trabajará en estrecha colaboración con todos los miembros del equipo, con las áreas de Operaciones e ICT y con los puntos focales de las oficinas de terreno.

Bajo la supervisión directa de la Gerente de People & Culture, el/la Voluntario/a ONU realizará las siguientes tareas:

1. Gestión, revisión y automatización de las bases de datos del personal:

• Mantener actualizadas y depuradas las bases de datos del personal (staffing table, listados por tipo de contrato, fechas de vencimiento, ubicaciones, posiciones vacantes y ocupadas), asegurando su coherencia con los sistemas corporativos.

• Revisar periódicamente la calidad de los datos, identificar inconsistencias y proponer correcciones.

• Diseñar e implementar automatizaciones sencillas (Excel avanzado, Power Query, Power Automate, Microsoft Forms, Lists, SharePoint) para reducir el trabajo manual y los errores.

• Organizar y mantener actualizado los repositorios digitales del equipo P&C (SharePoint/Teams), con una estructura clara de carpetas, nomenclatura y permisos de acceso, respetando la confidencialidad de la información para el equipo de trabajo, personal y los supervisores.

2. Producción de datos e indicadores periódicos:

• Producir reportes y tableros (dashboards) regulares sobre la fuerza laboral: dotación por tipo de contrato y ubicación, reclutamientos en curso y finalizados, tiempos de reclutamiento, vencimientos de contratos, diversidad y género, entre otros.

• Apoyar la preparación de datos para la gerencia, el Comité de Gestión (CMT), la Oficina Regional y los ejercicios de planificación de la fuerza laboral.

• Desarrollar visualizaciones claras (Power BI, Excel, PowerPoint) que faciliten la lectura y la toma de decisiones.

• Apoyar el seguimiento del plan de trabajo de P&C y de sus indicadores.

3. Comunicación de las iniciativas de People & Culture:

• Elaborar comunicaciones internas sobre las iniciativas de P&C (bienestar, ética, aprendizaje, políticas, beneficios, eventos), en español e inglés, con un lenguaje claro y accesible.

• Diseñar materiales visuales (infografías, láminas, boletines, mensajes cortos para Teams, correo o WhatsApp) que hagan más atractiva y comprensible la información para el personal.

4. Innovación, inteligencia artificial y ganancias de eficiencia:

• Mapear los procesos recurrentes del equipo e identificar oportunidades concretas de ahorro de tiempo mediante herramientas digitales y de inteligencia artificial (por ejemplo, Microsoft 365 Copilot).

• Proponer, probar y documentar soluciones prácticas (plantillas, flujos automatizados, formularios, guías de uso de IA), en línea con las políticas de UNICEF sobre protección de datos y uso responsable de la IA.

• Acompañar a los miembros del equipo en la adopción de estas herramientas mediante sesiones cortas, tutoriales o guías sencillas.

5. Apoyo logístico y transversal al equipo P&C:

• Brindar apoyo logístico a todas las iniciativas del equipo: talleres, onboarding, sesiones de bienestar y ética, formaciones, retiros, eventos institucionales y reuniones con el personal.

• Apoyar la preparación de agendas, listas de participantes, convocatorias, materiales y registros de asistencia, así como el seguimiento de acuerdos.

• Apoyar a los miembros del equipo en tareas administrativas de Recursos Humanos según las prioridades del momento (reclutamiento, archivo, seguimiento de solicitudes), en particular durante picos de trabajo o situaciones de emergencia.

• Realizar otras tareas relacionadas que le sean asignadas por la supervisora.

Resultados esperados:

• Bases de datos del personal actualizadas, confiables y con procesos de actualización parcialmente automatizados.

• Reportes y tableros periódicos disponibles para la gerencia y el equipo P&C.

• Comunicaciones de P&C más claras, visuales y consistentes, y un espacio digital de P&C ordenado y actualizado.

• Al menos tres soluciones digitales o de IA implementadas que generen ahorros de tiempo medibles para el equipo.

• Propuesta de programa de onboarding revisado, con componentes digitales.

• Iniciativas del equipo P&C ejecutadas con un apoyo logístico eficiente y oportuno.

Asimismo, se espera que el/la Voluntario/a ONU: fortalezca su conocimiento sobre el voluntariado para el desarrollo y participe en actividades del programa VNU; contribuya a la promoción del voluntariado; y aplique en su trabajo los principios de inclusión, igualdad de género y respeto a la diversidad.